電話予約 → 手書きメモ → 台帳転記
お客様からの予約は電話が中心。受付担当がメモに書き取り、紙の予約台帳やホワイトボードに転記します。メカニックとの共有も口頭が多く、「今日の予約、聞いてないよ」というトラブルが定期的に発生。ダブルブッキングや予約忘れで、お客様に迷惑をかけてしまうケースも。
車検・点検の案内が後手に回る
車検満了日や定期点検の時期を、紙のリストやExcelで管理。担当者が毎月リストを目で確認し、対象者を手作業でピックアップ。ハガキを印刷して発送するか、1件ずつ電話。繁忙期は案内が後回しになり、「車検切れちゃってたよ」と言われることも。案内漏れは失客に直結します。
見積書・請求書の手作業作成
部品単価を調べて、工賃を計算して、Excelや手書きで見積書を作成。同じような作業でも、毎回ゼロから作っている工場が多い。お客様を待たせている間にバタバタと作成し、計算ミスに後から気づくことも。請求書も同様に手作業で、月末は事務作業で残業になりがちです。
顧客の整備履歴が紙のカルテ
お客様ごとの整備履歴は紙のカルテで管理。「前回いつオイル交換したか」を確認するのに、ファイルの山から該当のカルテを探す作業が必要。常連のお客様ならベテランスタッフの記憶でカバーできますが、担当が変わると引き継ぎができない。「前に言ったことが伝わっていない」とお客様に不信感を持たれることもあります。
部品の在庫管理・発注が勘頼み
よく使う部品の在庫を「だいたいこのくらいある」と目視で管理。発注のタイミングもベテランの勘に依存しています。急な修理で部品が足りず、お客様に「取り寄せに3日かかります」と伝えることになったり、逆に不動在庫が倉庫を圧迫していたり。適正在庫の基準がないまま運営している工場は多いです。
売上・入金管理がバラバラ
現金・カード・振込・後払い──支払い方法がバラバラで、入金確認は通帳と伝票を突き合わせる手作業。月末に「あの案件、もう入金あったっけ？」と確認する作業が頻発。未回収に気づくのが遅れ、請求漏れが数万〜数十万円になることもあります。
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