FAX注文書の手入力
朝一番に届くFAX注文書を1枚ずつ目視で確認し、基幹システムやExcelに手入力。得意先ごとにフォーマットが違い、手書きで読みにくい注文書も多い。入力ミスに気づくのは出荷後、というケースも珍しくありません。繁忙期は朝の1〜2時間がまるまるFAX処理で消えます。
HACCP・衛生管理記録の手書き
温度チェック、衛生管理記録、清掃チェックリスト──HACCPで求められる記録は毎日同じ作業の繰り返し。紙に手書きして、月末にExcelにまとめ直す。記録漏れがあっても後から気づきにくく、監査の直前に慌てて書き直すことも。形式的な記録になりがちで、本来の「食の安全」のための管理が機能していない工場も少なくありません。
賞味期限・在庫管理が属人化
原材料の賞味期限は担当者の記憶やメモ帳で管理。「あの材料、まだ使えたっけ？」と冷蔵庫を開けて確認する作業が日常茶飯事。先入れ先出しが徹底されず、廃棄ロスが発生することも。在庫数も正確に把握できておらず、「足りないから緊急発注」が頻繁に起きます。
仕入れ・セリ結果の手書き記録
早朝のセリや仕入れ先からの入荷情報を、ノートや紙の伝票に手書きで記録。品名、数量、単価、産地──すべて手作業。事務所に戻ってからExcelに転記しますが、走り書きで読めない文字も多く、「これ何キロだっけ？」と現場に確認の電話を入れることもしばしば。日によって仕入れ価格が大きく変動するため、原価管理も追いつきません。
トレーサビリティ対応の手作業
水産物は産地・漁獲日・加工日のトレーサビリティが求められますが、ロット管理は紙台帳が主流。食品表示法に基づくラベル作成も、原材料変更のたびにExcelの表示データを手動で更新。万が一のリコール時に「どのロットが、どこに出荷されたか」を追跡するのに丸1日以上かかることも。
出荷伝票・納品書の手作業
注文内容をもとに出荷伝票を手書きまたはExcel入力し、納品書を印刷。取引先ごとに価格・ラベル仕様・梱包規格が異なるため、毎回確認が必要。同じ情報を複数の書類に何度も転記します。出荷先が多い日は伝票だけで1時間以上。ケアレスミスが原因で返品やクレームに発展することも。
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