紙の証憑・領収書の手入力
顧問先から届く段ボール箱いっぱいの領収書と請求書。1枚ずつ日付・金額・勘定科目を会計ソフトに手入力。確定申告の繁忙期は、事務所のスタッフ総出で入力作業に追われ、本来の税務相談やアドバイス業務に手が回らない。入力ミスが見つかると、全件チェックし直す羽目に。
顧問先との書類やり取りが非効率
顧問先とのやり取りは、メール・FAX・郵送・手渡しが混在。「あの書類、送りましたか？」「届いていません」のやり取りが日常茶飯事。決算期に必要な書類が揃わず、催促の電話を何度もかける。電子データで受け取っても、結局紙に印刷してファイリングしている事務所も多い。
ファイリング・書類検索に時間がかかる
過去の申告書類や契約書を探すたびに、キャビネットの前で何十分も格闘。「あの顧問先の3期前の決算書、どこだっけ？」。顧問先が増えるほどファイルも増え、事務所のスペースも圧迫。電子化したくても、過去の膨大な紙書類を移行する余裕がない。
申告・届出の期限管理が人頼み
確定申告、法人税申告、社会保険の届出、労働保険の年度更新。顧問先ごとに期限が異なり、管理はExcelか手帳のメモ。「あの法人の中間申告、来週だった！」と気づいて慌てることも。担当者が休むと期限を把握している人がおらず、申告遅延のリスクが常にある。
顧問先情報の共有が属人化
担当者の頭の中にしかない情報が多すぎる。「あの社長は数字の細かいところを気にする」「この会社は○○銀行との関係が重要」。担当者が異動や退職すると、顧問先との関係がリセットされてしまう。引き継ぎ書を作っても、日々のコミュニケーションのニュアンスまでは伝わらない。
月次処理・試算表の作成に時間がかかる
毎月の記帳代行や試算表の作成に、1社あたり数時間かかる。顧問先が30社、50社と増えるほど、月末月初は残業の連続。入力→チェック→修正→再チェックのサイクルに追われ、経営アドバイスや節税提案といった付加価値の高い業務に使える時間がどんどん減っていく。
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