配車計画がホワイトボードとFAX
毎日の配車計画は、ホワイトボードに手書きで車両とドライバーを割り当て。荷主からの依頼はFAXと電話で届き、変更があるたびにホワイトボードを書き直します。配車担当者の頭の中にしかないノウハウで回しているため、その人が休むと回らない。急な変更に対応するたびに電話が鳴り続けます。
運転日報の手書き → 事務員が入力
ドライバーが手書きで運転日報を提出し、事務員が1枚ずつExcelに入力。走行距離・休憩時間・荷積み荷卸し時刻──すべて手作業で転記します。字が読めない日報、記入漏れ、計算間違い。事務員が確認のためにドライバーに電話するのも日常茶飯事。この作業だけでパート1人分の工数がかかっています。
拘束時間・労働時間の管理が追いつかない
2024年問題（時間外労働の上限規制）で、ドライバーの拘束時間管理は経営課題に。しかし、管理は月末にExcelで集計するのが精一杯。「今月あと何時間走れるか」がリアルタイムで分からず、月末に駆け込みで調整するか、知らぬ間に上限を超えていることも。法令違反のリスクを常に抱えています。
請求書作成が月末の地獄
荷主ごとに異なる運賃体系（距離制、重量制、個建て）で、月末にまとめて請求書を作成。紙の伝票やFAXの控えをもとに、Excelで1件ずつ計算。荷主からの「この明細、おかしくない？」という問い合わせに、伝票の山から該当分を探す作業。月初の1週間は請求処理で他の仕事が止まります。
車両の整備・点検管理
車両ごとの点検スケジュール、タイヤ交換時期、車検期日を紙やExcelで管理。管理台数が増えると、「あの車、次の点検いつだっけ？」と確認する手間が増大。日常点検の記録も紙ベースで、形式的なチェックになりがち。整備不良による事故やトラブルのリスクを見えないところで抱えています。
荷主とのやり取りが電話・FAX中心
配送依頼、到着確認、納品完了報告──荷主とのコミュニケーションは電話とFAXが主流。「荷物、今どこですか？」の問い合わせに、配車担当がドライバーに電話して確認し、折り返す。1日に何十回もこのやり取りが発生し、配車業務に集中できません。リアルタイムの位置情報共有ができれば大幅に削減できる作業です。
運送・物流業の「当たり前」を変えると
2024年問題の対策は、まず「見える化」から。
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