FAX注文書 → 基幹システムへの手入力
取引先からFAXで届く注文書を1件ずつ確認し、品番・数量・納期を基幹システムに手入力。取引先ごとにフォーマットが異なり、手書きで判読に苦労するものも。入力ミスが生産指示に直結するため、ダブルチェックが必要ですが、繁忙期は確認が追いつかず、そのまま生産に流れてしまうことも。誤出荷の原因はここにあります。
見積書作成の属人化
見積書の作成は、過去のExcelファイルを探して単価を確認し、材料費・加工費・利益率を手計算で積み上げます。「この見積り、あの人しか作れない」という状態で、ベテランが不在だと見積回答が遅れ、受注機会を逃すことも。過去の見積履歴も整理されておらず、同じ取引先に前回と違う単価を提示してしまうリスクも。
在庫管理がベテランの「勘」頼み
原材料・仕掛品・完成品の在庫を正確に把握できていない工場は多いです。「あれ、まだあるはず」「足りなくなったから急いで発注して」が日常。棚卸しは月末か年に数回、現物を数えてExcelに記入する大作業。帳簿と実数が合わないのは「いつものこと」と諦めているケースも。
生産日報・作業実績の手書き報告
各工程の作業実績（生産数、不良数、稼働時間）を紙の日報に手書きで記入。事務所に戻ってからExcelに転記しますが、翌日にまとめて処理することもしばしば。生産性の改善や不良率の分析をしたくても、データが紙に埋もれていて使えない。「KPIで管理したい」と思いつつ、データ集計の手間がボトルネックになっています。
品質記録・検査成績書の手作業
出荷前の検査結果を紙の検査成績書に手書きで記入し、取引先に提出。ISOやIATF認証のために保管が義務づけられた品質記録も、紙ベースで管理している工場が多い。監査前になると過去の記録を引っ張り出す大作業が発生。検査データのトレンド分析なども、紙のままでは不可能です。
納期回答・進捗管理の電話確認
取引先から「あの注文、いつ出来る？」と聞かれたとき、生産管理板やExcelを確認し、現場に電話して進捗を確認して、折り返す。この一連のやり取りが1日に何回も発生します。リアルタイムで生産進捗が見える化されていないため、「確認して折り返します」が口癖になっている営業担当者も多いのでは。
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