介護記録の手書き・転記
食事・入浴・排泄・バイタル──利用者1人ひとりの介護記録を紙に手書き。1日に何度も記録が必要で、ケアの合間にバタバタと書くことになります。夜勤明けにまとめて記入するスタッフも。記録はそのまま紙ファイルに綴じられ、「先月のAさんの体温推移は？」と聞かれても即答できません。後からPCに転記する二度手間が発生している施設も多いです。
ケアプラン作成の手間と属人化
ケアマネージャーが利用者ごとにケアプランを作成しますが、過去のプランをコピーして修正する手作業が中心。アセスメント結果の反映も手動で、見落としが起きやすい。ベテランケアマネのノウハウが共有されておらず、担当者によってプランの質にばらつきが出ます。更新時期の管理も担当者の記憶頼み。
服薬管理の手作業
利用者ごとに薬の種類・用量・服用タイミングが異なります。服薬の確認は紙のチェックシートに記入する施設が多く、「飲ませたかどうか分からない」「二重投与してしまった」というインシデントが起きるリスクがあります。薬が変更になった際の情報共有も口頭やメモに頼っており、全スタッフへの周知が行き届かないことがあります。
シフト管理のExcel・紙対応
常勤・非常勤・パート・夜勤者──さまざまな勤務形態のスタッフのシフトをExcelや紙で管理。希望休の調整、夜勤の均等配分、資格者の配置基準──すべて手作業でパズルを解くような作業です。急な欠勤があると、「誰か代わりに入れる人いない？」と電話をかけまくることに。月に数日はシフト作成だけで終わるという管理者も。
ご家族への連絡・報告
利用者の日々の様子をご家族に報告するのも大切な仕事。しかし、電話連絡は時間帯が合わず留守番電話に。連絡帳の手書きも時間がかかります。「母の様子はどうですか？」というご家族からの問い合わせに、担当スタッフ不在で「折り返します」と対応するケースが頻発。信頼関係に影響しかねません。
介護報酬の請求処理
介護報酬の計算は複雑で、サービス種類・加算・減算・利用者負担割合を正確に計算する必要があります。毎月の請求データ（レセプト）作成は介護ソフトを使っていても、入力ミスがあれば国保連から返戻（差し戻し）が来ます。返戻の対応に追われると翌月の請求処理に影響し、資金繰りにも響く悪循環に。
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