物件情報の手動入力・更新
新着物件の情報を、自社システム・ポータルサイト（SUUMO、HOME'S、at homeなど）それぞれに手動で入力。写真のアップロード、間取り図の作成、条件の入力──同じ情報を複数のサイトに何度も入力します。物件情報の変更があるたびに全サイトを更新する必要があり、更新漏れで古い情報が掲載されたままになることも。
来店・内見予約の電話対応
お客様からの問い合わせや内見予約は電話が中心。営業担当が外出中で電話に出られず、折り返し対応が遅れると他社に流れてしまうことも。予約内容はメモや口頭で共有するため、「予約入ってたの知らなかった」というトラブルが発生。休日や営業時間外の問い合わせは取りこぼしがちです。
重要事項説明書・契約書の作成
重要事項説明書（35条書面）と賃貸借契約書（37条書面）の作成は、過去の書類をコピーして修正する手作業が中心。物件ごとに特約事項や設備条件が異なるため、テンプレートをそのまま使えるケースは少ない。記載漏れや誤記があるとトラブルに直結するため、何度もダブルチェックが必要です。
顧客フォローが属人化
内見後のお客様に「その後いかがですか？」と連絡するタイミングは、営業担当の記憶頼み。忙しい時期は連絡が後回しになり、「他で決めました」と言われることも。お客様の希望条件や内見履歴は営業担当の頭の中やメモ帳にしかなく、担当が変わると引き継ぎができません。
ポータルサイトへの掲載管理
SUUMO、HOME'S、at home──複数のポータルサイトに物件を掲載していますが、各サイトの管理画面がバラバラ。掲載の追加・修正・取り下げをそれぞれ手作業で行うため、「成約済みなのにまだ掲載されている」という事故が起きやすい。反響数の集計も各サイトから手動で数字を拾う必要があり、どの媒体が効果的か判断しにくい状態です。
鍵管理・内見スケジュールの調整
管理物件の鍵の貸出・返却を台帳で管理。内見のスケジュール調整は、オーナーへの連絡・鍵の手配・お客様への確認を電話やメールで1件ずつ行います。ダブルブッキングや鍵の所在不明が起きると、お客様を現地で待たせてしまう最悪の事態に。繁忙期は1日に何件も内見が入るため、調整だけで半日つぶれることもあります。
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