紙マニフェストの手書き・管理
産業廃棄物の処理には、7枚複写の紙マニフェスト（産業廃棄物管理票）が必要。排出事業者名、廃棄物の種類、数量、運搬先──すべて手書きで記入します。1日に何十件も処理があると、書くだけで1時間以上。さらに返送されてきたマニフェストを照合・保管する作業も必要で、5年間の保管義務があるためファイルの山が膨らみ続けます。
計量伝票の手入力
搬入された廃棄物をトラックスケールで計量し、計量値を伝票に手書き。事務所に戻ってExcelや管理ソフトに転記します。1台ごとに数分の作業ですが、1日に何十台も搬入があると、かなりの時間に。車両番号・排出事業者・廃棄物種類の組み合わせを毎回手入力するため、転記ミスの温床です。
行政報告書の作成が年間最大の苦行
毎年提出が求められる「産業廃棄物処理実績報告書」。1年分の処理実績を、マニフェストと計量データから集計してまとめます。紙の帳票とExcelのデータを突き合わせ、廃棄物の種類別・排出事業者別に数字を出す作業は、丸2〜3日がかり。毎年「もっと楽にならないか」と思いながらも、同じ作業を繰り返しています。
契約書・許可証の期限管理
排出事業者との委託契約書、運搬・処理の許可証──いずれも有効期限があり、更新管理が必要です。しかし、紙のファイルやExcelでの管理が多く、「あの許可証、いつ切れるんだっけ？」と慌てて確認することもしばしば。期限切れのまま業務を続けてしまうと、重大な法令違反になります。
請求処理の手作業
処理料金は廃棄物の種類・重量・処理方法によって異なり、排出事業者ごとに単価も違います。月末に計量データと契約単価を突き合わせて、1社ずつ請求書を作成。Excelで手計算するため、数量の拾い漏れや単価の適用ミスが発生しやすく、請求漏れが数十万円になることもあります。
配車・収集スケジュールの管理
排出事業者からの収集依頼を受けて、車両とドライバーを割り当てます。定期収集と突発収集が入り混じり、ホワイトボードと電話で管理。「今日のルート、変更あった？」と現場に確認する電話が1日に何回も。収集の遅延や忘れは排出事業者からのクレームに直結し、信頼関係に影響します。
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